INSTRUKCJA DOKUMENTACJI ZADAŃ

Listy zadań zespołów 

  1. W listach zadań powinny znajdować się osobne arkusze na tabelę z zadaniami zespołów (“Zadania”) oraz listę kategorii zadań (“KATEGORIE”). Zgodność kategorii zadań wpisanych w tabeli oraz w arkuszu “KATEGORIE” jest weryfikowana za pomocą sprawdzania poprawności danych – kategorie zadań w tabeli muszą być więc odpowiadać liście w arkuszu “KATEGORIE”. Wygląd fragmentu arkusza “KATEGORIE” z przykładowymi danymi:
  2. Kategorie zadań powinny być możliwie ogólne, natomiast same zadania – możliwie szczegółowe. Należy określić dokładnie, czego dotyczyło dane zadanie, a jeżeli to możliwe, zawrzeć w opisie także wartości ilościowe. Przykładowo sformułowane zadanie należące do przykładowej kategorii:
  3. Każdemu zadaniu musi być przypisana osoba odpowiedzialna.
  4. Każdemu zadaniu musi być przypisana data wykonania – daty można ustalać wstępnie na początku wykonywania zadania, jednak po zakończeniu zadania należy je zweryfikować i ewentualnie zmienić.
  5. Każdemu zadaniu musi być przypisany rzeczywisty czas jego realizacji.
  6. Wiersze z ukończonymi zadaniami (tzn. poprawnie nazwanymi, z wypełnionymi polami daty, osoby odpowiedzialnej i czasu wykonania oraz wykonanymi przez zespół) należy zaznaczyć jako ukończone poprzez odznaczenie pola w pierwszej kolumnie.
  7. Zadania przydzielane są podczas spotkań zespołów.
  8. Niektóre z zadań przekazywane są zespołom poprzez grupy na Messengerze – zadania te również należy wpisywać do arkuszy zespołów.
  9. Listy zadań muszą być uzupełniane na bieżąco, by umożliwić ich regularną kontrolę moderatorom.

Listy indywidualne

  1. Każde zadanie przydzielone członkowi zespołu w arkuszu zespołu musi być także udokumentowane na indywidualnej liście zadań i na odwrót, tzn. obie listy muszą się pokrywać.

Uwagi

  1. Jeżeli w danej chwili nie posiada się zadań, należy skontaktować się ze swoim zespołem na Messengerze lub zgłosić się do wykonania zadania podczas spotkania zespołu.
  2. W wypadku sytuacji, gdy nie ma możliwości uczestnictwa z zebraniach zespołu w żadnym z dostępnych terminów, również należy to zgłosić – istnieje możliwość utworzenia nowych terminów spotkań dla zespołów, tak by każdy członek miał okazję uczestniczyć w ciągu tygodnia w którymś ze spotkań.
  3. W wypadku braku posiadania listy indywidualnej lub braku dostępu do arkusza zespołu, należy tę sytuację zgłosić na grupie na Messengerze, by członkowie zespołu moderatorów mogli zapewnić taki dostęp.
  4. W przypadku wątpliwości zachęca się do zgłaszania problemów na grupie na Messengerze, gdzie można otrzymać pomoc od moderatorów.